ERP-Ablösung ohne Stillstand: Wie ein Anger-basiertes Produktionsunternehmen in 6 Monaten migrierte

Ein ERP-Wechsel gilt im Mittelstand als eines der risikoreichsten IT-Projekte, die ein Unternehmen angehen kann. Diese Einschätzung ist nicht falsch — aber sie führt dazu, dass viele Unternehmen die Ablösung eines veralteten Systems jahrelang vor sich herschieben, obwohl der Handlungsdruck längst da ist.

Ein Produktionsunternehmen aus Anger mit 38 Mitarbeitern und einem Jahresumsatz von knapp 12 Millionen Euro hat den Wechsel in sechs Monaten vollzogen. Ohne Produktionsstillstand, ohne verlorene Daten, und mit einem laufenden Tagesgeschäft. Wie das konkret ablief.

Ausgangslage: Software, die gewachsen ist, bis sie stand

Das Unternehmen hatte über 15 Jahre ein selbst entwickeltes ERP-System im Einsatz — ursprünglich von einem Programmierer aus der Nachbarschaft gebaut, seither mehrfach erweitert, nie grundlegend überarbeitet. Es lief. Meistens.

Die Probleme waren nicht spektakulär, aber konstant: Berichte mussten manuell in Excel nachbearbeitet werden. Lagerbewegungen wurden doppelt erfasst, weil das System keine direkte Schnittstelle zur Produktionssteuerung hatte. Neue Mitarbeiter brauchten vier bis sechs Wochen, bis sie das System halbwegs beherrschten — nicht weil sie langsam lernten, sondern weil die Benutzeroberfläche 15 Jahre alte Logik abbildete.

Der Auslöser für den Entschluss war pragmatisch: Der Originalentwickler zog sich zurück. Neuer Wartungsaufwand, keine Dokumentation, keine Nachfolge. Spätestens dann muss man handeln.

Warum wir sechs Monate angesetzt haben — und wie sich das aufgeteilt hat

Sechs Monate klingt lang. Tatsächlich ist es für einen vollständigen ERP-Wechsel mit Datenmigration, Schulung und Paralleltest eher sportlich. Die Aufteilung:

Monat 1–2: Anforderungsaufnahme und Datenbewertung. Was muss das neue System können? Nicht was man sich wünscht, sondern was man wirklich braucht. Wir haben mit allen Abteilungsleitern Einzelgespräche geführt — Einkauf, Produktion, Lager, Vertrieb — und eine priorisierte Anforderungsliste erstellt. Parallel dazu: Datenbereinigung. Im Altsystem gab es über 2.400 Artikelstämme, von denen 380 seit mehr als drei Jahren nicht mehr bewegt worden waren. Diese wurden bereinigt, bevor sie ins neue System wanderten.

Monat 3–4: Einrichtung und Datenmigration. Wir setzen bei mittelständischen Produktionsbetrieben dieser Größe auf Lyrion ERP — modular, anpassbar an branchenspezifische Workflows, ohne Lizenzkosten, die mit dem Unternehmen skalieren. Die Migration der bereinigten Stammdaten dauerte drei Tage. Die Migration der offenen Bestellungen, Lagerbestände und laufenden Produktionsaufträge wurde manuell geprüft — Position für Position, nicht per Bulk-Import. Das ist langwieriger, aber es kommt kein Datenmüll mit.

Monat 5: Paralleltest. Vier Wochen lang lief das alte System weiter, das neue parallel. Alle buchungsrelevanten Vorgänge wurden in beiden Systemen erfasst. Täglich wurden Differenzen abgeglichen. Das kostet Aufwand — ungefähr 20 Prozent Mehrarbeit für die vier involvierten Mitarbeiter — aber es gibt Sicherheit, die keine andere Methode bietet.

Monat 6: Go-live und Stabilisierung. Stichtag war ein Montag Mitte des Monats — bewusst nicht zu Monatsanfang (zu viele parallele Abschlussarbeiten) und nicht zu Monatsende (zu wenig Puffer bei Problemen). Die ersten zwei Wochen waren intensiv: täglich kurze Abstimmungsrunden, schnelle Reaktion auf Rückmeldungen aus der Produktion, drei kleinere Anpassungen an der Benutzeroberfläche.

Was drei Monate nach Go-live anders ist

Der Lagerverantwortliche hat uns auf Nachfrage eines mitgeteilt, das er so nicht erwartet hatte: Inventur. Im Altsystem war die Inventur ein dreitägiger Kraftakt mit Papierlisten und anschließender manueller Eingabe. Mit dem neuen System: anderthalb Tage, davon ein Tag tatsächliche Zählung und ein halber Tag Abstimmung im System.

Die doppelte Erfassung von Lagerbewegungen ist Geschichte. Die Berichte laufen automatisiert. Und neue Mitarbeiter brauchen laut Rückmeldung des Inhabers heute drei bis fünf Tage bis zur selbstständigen Arbeit — statt der früheren vier bis sechs Wochen.

Für Fragen zu ERP-Migration oder zur Ablösung von Individualsoftware steht unsere Seite zu Lyrion ERP als Ausgangspunkt bereit. Für die technische Begleitung von Digitalisierungsprojekten — von der Anforderungsaufnahme bis zur Inbetriebnahme — bieten wir ein strukturiertes Beratungsformat an, das wir unter IT-Consulting & Digitalisierung beschreiben.