HELITS HRIS: Was uns zwei Jahre eigene HR-Software-Entwicklung gelehrt haben

Wer eine HR-Software von Grund auf neu entwickelt, unterschätzt am Anfang fast immer eines: wie viel das, was Unternehmen "einfach so machen", eigentlich an Komplexität steckt. HELITS HRIS — unser internes Entwicklungsprojekt, das mittlerweile als fertiges Produkt läuft — hat uns das in den vergangenen zwei Jahren auf verschiedensten Ebenen gelehrt.

Dieser Artikel ist kein Marketingtext für unser Produkt. Er ist ein ehrlicher Bericht über das, was in der Entwicklung einer eigenen HR-Plattform tatsächlich passiert — die Entscheidungen, die Komplikationen, und warum wir trotzdem überzeugt sind, dass der Weg richtig war.

Warum wir HRIS überhaupt gebaut haben

Die Entscheidung, eine eigene HR-Software zu entwickeln statt eine bestehende Lösung zu resellen, ist nicht leichtfertig gefallen. Wir haben vorher SAP SuccessFactors, Personio, Factorial und mehrere kleinere Lösungen für Kunden betreut und konfiguriert. Das Muster, das wir dabei immer wieder gesehen haben: Unternehmen passen sich der Software an, nicht umgekehrt.

Ein Metallverarbeitungsbetrieb aus dem Chiemgau, 55 Mitarbeiter, Schichtbetrieb — der braucht andere Urlaubsplanung als eine Agentur in München. Ein Handelsunternehmen mit Außendienst braucht andere Onboarding-Flows als ein Dienstleister mit rein stationären Teams. Personio kann das nicht abbilden. SAP ist zu schwer und zu teuer.

HELITS HRIS sollte modular sein — nicht im Sinne eines Vertriebsarguments, sondern technisch: Jedes Modul läuft unabhängig, kann aktiviert oder deaktiviert werden, und teilt nur eine gemeinsame Datenbasis. Das war der Plan.

Die größte Unterschätzung: Berechtigungslogik

Wenn man HR-Software entwickelt, denkt man zuerst an Funktionen: Urlaubsanträge, Recruiting, Dokumente. Was tatsächlich die meiste Entwicklungszeit kostet, ist Berechtigungslogik.

Wer darf was sehen? Nicht abstrakt, sondern konkret: Darf die Teamleiterin die Urlaubsanträge ihrer direkten Mitarbeiter sehen, aber nicht die der anderen Abteilung? Darf der HR-Administrator die Gehaltsdaten einsehen, der direkte Vorgesetzte aber nicht? Was passiert, wenn jemand in zwei Teams gleichzeitig ist? Was, wenn ein Mitarbeiter auch intern Vorgesetzter ist?

Diese Kombinationen sind nicht akademisch — sie kommen in jedem echten Unternehmen vor. Wir haben die Berechtigungsarchitektur von HELITS HRIS zweimal neu gebaut. Das erste Design war zu starr (jede Ausnahme wurde zum Sonderfall), das zweite zu flexibel (zu viele Konfigurationsmöglichkeiten, die Fehler produzierten). Die dritte Version — eine rollenbasierte Hierarchie mit vererbbaren Ausnahmeregeln — läuft seit acht Monaten stabil.

Die Microsoft-365-Integration: Chance und Komplexitätsquelle zugleich

HELITS HRIS ist tief in Microsoft 365 integriert — Single-Sign-On über Azure AD, Benachrichtigungen über Teams-Channels, Dokumentenspeicher über SharePoint. Das ist aus Kundenperspektive ein echter Mehrwert: Kein neues Ökosystem, kein weiteres Login.

Aber: Die Microsoft Graph API ist zuverlässig — und ändert sich trotzdem. In einem Fall hat ein Breaking Change in der Graph-API-Version dazu geführt, dass unsere Teams-Benachrichtigungen für 72 Stunden ausgefallen sind. Nicht weil wir einen Fehler gemacht hätten, sondern weil sich ein Endpoint-Verhalten verändert hat, das in der Dokumentation als stabil markiert war.

Wir haben seither ein Monitoring aufgebaut, das Graph-API-Responses auf strukturelle Veränderungen überwacht — nicht nur auf HTTP-Fehlercodes. Das klingt kleinteilig. Es ist kleinteilig. Es ist aber auch notwendig, wenn man eine Integration als produktionsreif bezeichnen will.

Das Recruiting-Modul: Wo Harris wirklich differenziert

Das Modul, auf das wir am meisten Zeit verwendet haben, ist gleichzeitig das, das am meisten überzeugt: das Recruiting. One-Click-Multiposting auf mehrere Jobbörsen gleichzeitig — inklusive jobportal.bayern, das mittlerweile als eigenständige Plattform läuft — kombiniert mit einem KI-gestützten Matching-Score, der Bewerbungsunterlagen strukturiert auswertet.

Das Matching ist kein Ersatz für menschliche Entscheidungen. Es ist ein Filter: Wer kommt überhaupt in die engere Auswahl? Bei einem Kunden mit 200 Bewerbungen auf eine Stelle hat das die erste Sichtung von drei Stunden auf 40 Minuten reduziert. Das ist der Unterschied, der in der Praxis zählt.

Die Chancen, die wir jetzt sehen

Zwei Jahre Entwicklung haben uns eines klar gemacht: Der Markt für HR-Software ist nicht gesättigt — er ist falsch besetzt. Es gibt entweder sehr teuer und sehr komplex (SAP, Workday) oder sehr günstig und sehr generisch (viele SaaS-Lösungen). Was fehlt, ist robuste Mittelstandssoftware, die branchenspezifisch konfigurierbar ist und trotzdem aus einem Guss funktioniert.

HELITS HRIS kann das werden. Nicht für jeden — aber für mittelständische Unternehmen in Bayern und dem DACH-Raum mit 30 bis 500 Mitarbeitern, die Microsoft 365 einsetzen und eine HR-Lösung suchen, die sich an sie anpasst, nicht umgekehrt.

Die nächsten Entwicklungsschritte: ein erweitertes Schulungsmodul für Pflichtunterweisungen, eine tiefere Integration mit der elektronischen Personalakte nach deutschen Aufbewahrungsfristen, und — das ist das Projekt, das uns intern am meisten beschäftigt — eine API-Schnittstelle für Lohn- und Gehaltsabrechnung mit DATEV.

Für Unternehmen, die an einer Pilotpartnerschaft oder einem Early-Access-Programm interessiert sind, lohnt ein Blick auf die HELITS HRIS Produktseite oder direkt ein Gespräch mit uns.

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