Teams raus aus Office: Was die Microsoft-Entbündelung für Ihre Lizenzen bedeutet

Seit dem 1. November 2025 ist Microsoft Teams kein selbstverständlicher Bestandteil der Microsoft-365- und Office-365-Suiten mehr. Es gibt jetzt Varianten ohne Teams zu einem niedrigeren Preis – und Teams als eigenständiges Produkt, das man separat lizenziert. Hintergrund ist ein EU-Kartellverfahren, das die Europäische Kommission im September 2025 mit für sieben Jahre verbindlichen Zusagen von Microsoft abgeschlossen hat. Ausgelöst wurde es durch eine Beschwerde des Wettbewerbers Slack aus dem Jahr 2023.

Wir bei HELITS betreuen die Microsoft-365-Umgebungen von KMU im Berchtesgadener und Traunsteiner Land sowie im weiteren DACH-Raum. Seit der Umstellung kommt fast in jedem Lizenzgespräch dieselbe Frage: "Müssen wir jetzt etwas ändern?" Die kurze Antwort: Meistens nicht sofort – aber es lohnt sich, einmal genau hinzuschauen. Dieser Beitrag ordnet ein, was sich konkret geändert hat und was das für die Praxis bedeutet.

Worum es im EU-Verfahren ging

Microsoft hat über Jahre Teams fest in seine Office-Suiten eingebunden. Wer Microsoft 365 lizenzierte, bekam Teams gewissermaßen automatisch mit – ohne Aufpreis, aber auch ohne echte Wahl. Aus Sicht von Wettbewerbern wie Slack oder Zoom war das ein Marktvorteil, der mit dem Produkt selbst wenig zu tun hatte: Teams war einfach schon da. Die Europäische Kommission sah darin eine unzulässige Kopplung ("Tying").

Microsoft hat daraufhin Zusagen angeboten, die die Kommission am 12. September 2025 für rechtsverbindlich erklärt hat. Im Kern bedeuten sie:

• Suiten ohne Teams zu einem spürbar niedrigeren Preis als die Varianten mit Teams.
• Teams als Einzelprodukt, das jeder separat dazubuchen kann.
• Wechselmöglichkeiten für Bestandskunden – auch innerhalb laufender Mehrjahresverträge.
• Interoperabilität: Konkurrenzlösungen sollen sich besser an Microsoft-Funktionen anbinden lassen.
• Datenportabilität: Teams-Nachrichtendaten lassen sich exportieren und in konkurrierende Lösungen überführen.

Die Kopplungs-Zusagen gelten für sieben Jahre, die Teile zu Interoperabilität und Datenexport sogar für zehn Jahre. Geografisch gilt die Regelung für den Europäischen Wirtschaftsraum (EWR), also für Ihren Betrieb in Bayern ebenso wie für Standorte in Österreich oder der Schweiz im EWR-Kontext.

Die neue Preislogik: ohne Teams günstiger, Teams kostet extra

Das Prinzip ist einfach: Die Suiten mit Teams behalten weitgehend ihren bisherigen Preis. Neu sind die Varianten ohne Teams, die günstiger sind. Die EU hat dabei Mindest-Preisabstände vorgegeben, damit der Rabatt für die teamfreie Variante nicht symbolisch ausfällt. Diese Abstände liegen – je nach Suite und nach Microsofts veröffentlichten Listenpreisen – grob in dieser Größenordnung:

• Enterprise-Pläne (etwa Microsoft 365 E3/E5, Office 365 E3/E5): rund 8 Euro pro Nutzer und Monat Unterschied.
• Business Standard und Premium sowie Office 365 E1: rund 3 Euro.
• Business Basic: rund 1,50 Euro.
• Frontline (F3): rund 1 Euro.

Wichtig: Das sind die regulatorisch festgelegten Mindestabstände nach Microsofts Veröffentlichungen, keine garantierten Endpreise. Die tatsächlichen Beträge variieren nach Land, Währung, Vertragsweg (CSP, Enterprise Agreement) und können sich ändern. Lassen Sie sich für Ihre konkrete Lizenz immer den aktuellen Listenpreis bestätigen.

Teams als Standalone kostet in der Enterprise-Variante mindestens rund 8 Euro pro Nutzer und Monat – also genau den Abstand, den Sie bei der teamfreien Suite sparen. Das ist kein Zufall: Wer Teams weiternutzen will, zahlt unter dem Strich etwa so viel wie vorher. Der Unterschied ist die Transparenz, nicht zwingend die Ersparnis.

Müssen Sie jetzt wechseln? Drei typische Situationen

In unseren Lizenzgesprächen kristallisieren sich drei Konstellationen heraus:

1. Sie nutzen Teams aktiv und intensiv. Dann gibt es keinen Grund zur Eile. Ihre bestehende Suite mit Teams läuft weiter. Bei der nächsten Vertragsverlängerung sollten Sie nur prüfen, ob die Bündel-Variante für Ihren Plan noch angeboten wird und ob die Rechnung sauber abgebildet ist. Wechseln müssen Sie nicht.

2. Sie nutzen Teams kaum oder gar nicht. Das ist der Fall, in dem die Entbündelung bares Geld bedeutet. Wir sehen in der Praxis erstaunlich viele Betriebe, die Teams lizenziert haben, aber tatsächlich über Telefon, klassische Telefonanlage oder eine andere Plattform kommunizieren. Hier kann der Wechsel auf eine Suite ohne Teams je nach Nutzerzahl spürbar entlasten – bei 30 Enterprise-Nutzern sind 8 Euro Differenz im Monat schnell mehrere tausend Euro im Jahr.

3. Sie sind in einem Mehrjahresvertrag gebunden. Auch dann sind Sie nicht eingesperrt. Microsoft hat zugesagt, EWR-Kunden mit mehrjährigen Verträgen einen jährlichen Wechsel zwischen gebündelter und entbündelter Variante zu ermöglichen – nach aktuellem Stand bis 2030. Den genauen Wechselzeitpunkt und die Konditionen sollten Sie aber individuell mit Ihrem Lizenzpartner klären.

Die Alternativen-Frage: ist das der Moment, Teams zu hinterfragen?

Die Entbündelung macht eine Frage erstmals ehrlich: Was kostet uns Teams – und ist es das wert? Solange Teams "gratis" mit der Suite kam, hat diese Frage kaum jemand gestellt. Jetzt steht ein konkreter Betrag daneben.

Unsere Erfahrung: Für die meisten KMU bleibt Teams die pragmatische Wahl, weil es tief in den Microsoft-Alltag integriert ist – Kalender, SharePoint, Dateien, Besprechungen. Ein Wechsel auf Slack, Zoom oder Google Workspace ist technisch möglich (die neuen Interoperabilitäts- und Datenexport-Zusagen erleichtern ihn sogar bewusst), bedeutet aber Schulungsaufwand und Prozessumstellung. Den sollte man nur auf sich nehmen, wenn es einen echten inhaltlichen Grund gibt – nicht allein wegen 8 Euro.

Spannender ist für viele Betriebe eine andere Überlegung: Die Trennung von Teams und Office macht sichtbar, dass Kommunikation eine eigene Disziplin ist – mit eigenen Kosten, eigener Technik und eigenen Anforderungen. Wer Teams ohnehin vor allem für Telefonie und Besprechungen nutzt, sollte prüfen, ob eine durchdachte Telefonie- und Kommunikationslösung – ob über Teams Phone, eine Cloud-Telefonanlage oder eine Kombination – nicht günstiger und verlässlicher ist als das, was historisch gewachsen ist. Genau diese Bestandsaufnahme machen wir mit Kunden gerne, bevor die nächste Lizenzverlängerung ansteht.

Unsere Empfehlung für bestehende M365-Kunden

Aus der Praxis im Berchtesgadener Land destilliert, sieht unser Vorgehen so aus:

1. Bestand aufnehmen. Welche Lizenzen haben Sie genau – und welche Suite (mit oder ohne Teams) steht aktuell auf der Rechnung? Bei vielen Kunden weicht das Bild von der Annahme ab.
2. Nutzung messen. Wer nutzt Teams wofür? Microsoft 365 liefert dazu Nutzungsberichte. Wenn ganze Abteilungen Teams nie öffnen, ist das ein klares Signal.
3. Kosten gegenrechnen. Suite ohne Teams plus gegebenenfalls Teams-Standalone für die Abteilungen, die es wirklich brauchen – das kann je nach Verteilung günstiger sein als das pauschale Bündel für alle.
4. Vertrag prüfen. Wann läuft Ihr Vertrag aus, wann ist der nächste Wechselzeitpunkt? Erst dann lässt sich ein Umstieg sauber timen.
5. Nicht überstürzen. Es gibt keinen Stichtag, zu dem Sie handeln müssen. Aber es gibt einen guten Zeitpunkt – die nächste Verlängerung.

Die Microsoft-Entbündelung ist kein Grund zur Aufregung, aber ein guter Anlass, die eigene Lizenz- und Kommunikationsstruktur einmal sauber durchzurechnen. Genau das ist Teil unserer IT-Consulting- und Digitalisierungsberatung: nicht das nächste Tool verkaufen, sondern prüfen, was Sie wirklich brauchen. Wer ohnehin gerade die regulatorische Großwetterlage im Blick hat, dem sei auch unser Beitrag zu NIS2 im bayerischen Mittelstand empfohlen – denn Lizenz- und Sicherheitsfragen hängen enger zusammen, als viele denken.

Wenn Sie wissen wollen, ob die Entbündelung für Ihren Betrieb bares Geld oder reine Buchhaltung bedeutet, rechnen wir das gerne mit Ihnen durch – anhand Ihrer echten Lizenzen, nicht anhand einer Tabelle.

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