Microsoft 365 wird 2026 teurer: Was sich ändert und wie KMU jetzt Kosten sparen

Microsoft hat im Dezember 2025 eine Preis- und Paketaktualisierung angekündigt: Ab dem 1. Juli 2026 gelten höhere Listenpreise für Microsoft 365 – und mit Copilot Chat zieht zugleich eine KI-Basisfunktion in praktisch alle Pläne ein. Für die meisten KMU, die wir im Berchtesgadener und Traunsteiner Land betreuen, klingt das zunächst nach reiner Verteuerung. In der Praxis ist es etwas anderes: ein guter Anlass, eine Lizenzlandschaft zu entrümpeln, die über Jahre gewachsen ist und fast nie zur tatsächlichen Nutzung passt.

Wir sehen bei nahezu jeder Bestandsaufnahme dasselbe Muster: Ein Betrieb hat irgendwann pauschal eine Lizenz für alle gekauft – meist die teuerste, „damit alle alles können“ – und seither nichts mehr angefasst. Genau hier liegt das Sparpotenzial, das die Preiserhöhung mehr als ausgleichen kann.

Die neuen Preise ab 1. Juli 2026

Die neuen Listenpreise greifen für Neuabschlüsse und Verlängerungen ab dem 1. Juli 2026. Bestehende Verträge laufen zu ihren Konditionen weiter, bis sie das erste Mal nach diesem Datum verlängert werden. Die wichtigsten Änderungen bei den Business-Plänen (pro Nutzer und Monat):

• Business Basic: 6,00 € → 7,00 € (+16,7 %)
• Business Standard: 12,50 € → 14,00 € (+12 %)
• Business Premium: 22,00 € → 22,00 € (unverändert)

Dass ausgerechnet Business Premium stabil bleibt, ist bemerkenswert – und verschiebt die Rechnung in einigen Fällen spürbar. Für Mid-Market-Kunden sind zusätzlich die Enterprise-Pläne relevant:

• Office 365 E1: 10,00 € → 10,00 € (unverändert)
• Microsoft 365 E3: 36,00 € → 39,00 € (+8,3 %)
• Microsoft 365 E5: 57,00 € → 60,00 € (+5,3 %)

Copilot Chat vs. Copilot for Microsoft 365 – die Unterscheidung, die zählt

Bei kaum einem Thema entsteht aktuell so viel Verwirrung wie bei Copilot. Der Grund: Es gibt zwei sehr unterschiedliche Produkte mit ähnlichem Namen.

• Copilot Chat ist ab 1. Juli 2026 in den Plänen enthalten. Das ist ein KI-Basis-Chat, der primär mit Web-Inhalten arbeitet und nur die Daten nutzt, die Sie selbst in den Prompt geben. Er ist Teil des Plans und lässt sich nicht als einzelnes Add-on „abwählen“.
• Copilot for Microsoft 365 ist der volle Copilot, tief integriert in Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams und – je nach Setup – mit Zugriff auf Ihre Arbeitsdaten. Er bleibt ein separates, kostenpflichtiges Add-on (rund 30 € pro Nutzer und Monat) und lässt sich gezielt für einzelne Nutzer lizenzieren.

Wer diese beiden verwechselt, plant entweder zu großzügig (und bucht das teure Add-on für die ganze Belegschaft) oder zu ängstlich (und glaubt, ab Juli zahle man automatisch 30 € mehr pro Kopf). Beides ist falsch.

Lohnt sich der volle Copilot für ein KMU?

Unsere ehrliche Einschätzung aus der Praxis: Copilot for Microsoft 365 ist stark bei E-Mail-Zusammenfassungen, Meeting-Protokollen, ersten Textentwürfen und der Datenanalyse in Excel. Schwächer ist er bei komplexen Spezialaufgaben, sehr fachspezifischen Inhalten und gelegentlich noch bei der deutschen Sprache. Realistisch sind 30 bis 60 Minuten Zeitersparnis pro Nutzer und Woche bei aktivem Einsatz – und eine Einarbeitungszeit von zwei bis vier Wochen, bis das produktiv ankommt.

Unsere Empfehlung: Starten Sie mit drei bis fünf Power-Usern, bevor Sie den vollen Copilot flächendeckend freischalten. So sammeln Sie belastbare Erfahrungen und können den Return on Investment einschätzen, statt ihn zu raten. Wer hier eine saubere Einführung plant, sollte sie als Teil einer breiteren IT-Consulting- und Digitalisierungsstrategie betrachten – inklusive der Frage, welche Daten Copilot sehen darf und welche Berechtigungen vorher aufgeräumt gehören.

Welchen Plan brauchen Sie wirklich?

Die teuerste Lizenz ist selten die richtige für alle. Eine grobe Orientierung:

• Business Basic (7 €): für Mitarbeitende, die nur E-Mail, Teams und Web-Apps nutzen – kein Desktop-Office. Typisch für Monteure, Lager, Außendienst am Smartphone.
• Business Standard (14 €): der Sweet Spot für die meisten Büroarbeitsplätze. Desktop-Apps, voller Funktionsumfang.
• Business Premium (22 €): wenn erhöhte Security-Anforderungen bestehen – mit Intune zur Geräteverwaltung, Conditional Access und erweitertem Bedrohungsschutz. Sinnvoll für IT-Verantwortliche, Geschäftsführung und überall dort, wo sensible Daten im Spiel sind.

In der Praxis reicht Standard für etwa 80 Prozent der Anwender, während Premium gezielt dort eingesetzt wird, wo die Sicherheitsfunktionen tatsächlich gebraucht werden. Genau dieser Sicherheitsaspekt – wer darf auf was zugreifen, welche Geräte sind verwaltet – ist auch ein Kernthema unserer IT-Security-Beratung.

Ein Rechenbeispiel aus dem Handwerk

Ein Handwerksbetrieb mit 25 Mitarbeitenden hatte für alle pauschal Business Premium gebucht – 550 € im Monat. Nach der Analyse der tatsächlichen Nutzung sah der Mix so aus: fünf Büromitarbeitende auf Business Standard, fünfzehn Monteure auf Business Basic (E-Mail und Teams am Handy genügen), fünf Auszubildende auf Microsoft 365 Apps for Business. Neue Kosten: 285 € im Monat – 48 Prozent weniger bei vollem Funktionsumfang für die echten Anforderungen.

Ähnlich lief es bei einer Steuerkanzlei mit zwölf Mitarbeitenden aus Bad Reichenhall, die alle auf Premium hatte (3.168 € im Jahr), obwohl viele nur E-Mail und DATEV nutzten. Nach der Umstellung auf einen gezielten Mix – Premium für Partner und IT-Verantwortliche, Standard für die Sachbearbeitung, Basic für Azubis – lagen die Kosten bei 1.896 € im Jahr. Ersparnis: 1.272 € jährlich, ohne dass die Security für sensible Mandantendaten litt.

Fünf Hebel, mit denen Sie trotz Preiserhöhung sparen

1. Lizenz-Audit durchführen. Wer braucht welche Funktionen wirklich? Das ist die Grundlage für alles Weitere – und meist der Punkt mit dem größten Effekt.
2. Jahres- statt Monatslizenzen. Bei jährlicher Zahlung sind bis zu 20 Prozent Ersparnis drin.
3. Lizenz-Mix statt Einheitslizenz. Nach Rolle differenzieren, statt allen die teuerste Stufe zu geben.
4. Inaktive Lizenzen kündigen. Ehemalige Mitarbeitende, ungenutzte Shared Mailboxes, vergessene Testkonten – das summiert sich.
5. Über einen CSP-Partner beziehen. Über Partner gibt es die Lizenzen oft 5 bis 10 Prozent günstiger als direkt bei Microsoft – plus Beratung und Support aus einer Hand.

Vorsicht bei Altverträgen

Wenn Ihr Vertrag vor 2022 abgeschlossen wurde, lohnt jetzt ein Blick auf die Optionen. Open License wird eingestellt – hier ist ein Wechsel auf CSP oder NCE nötig. Enterprise Agreements sind für viele KMU schlicht überdimensioniert. Die New Commerce Experience (NCE) ist die aktuelle Standardlizenzierung mit flexibleren Optionen. Gerade rund um den Stichtag im Juli 2026 ist es sinnvoll, Verlängerungen bewusst zu timen, statt sie automatisch durchlaufen zu lassen.

Was wir empfehlen

Die Preiserhöhung ist kein Grund zur Panik, sondern ein guter Anlass zur Inventur. Wer seinen Lizenz-Mix vor dem 1. Juli 2026 prüft, kann die höheren Listenpreise in den meisten Fällen vollständig auffangen – und nimmt gleichzeitig Copilot Chat als zusätzliche Funktion ohne Aufpreis mit. Für Betriebe im Berchtesgadener und Traunsteiner Land schauen wir uns die aktuelle Lizenzierung gerne an und zeigen konkret, wo Einsparpotenzial liegt. Erfahrungsgemäß sind das zwischen 15 und 40 Prozent – Geld, das in Ihrer eigenen IT-Infrastruktur oft besser aufgehoben ist als in ungenutzten Premium-Funktionen.

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