IT-Infrastruktur bei 30 Arbeitsplätzen: Die Kosten-Realität hinter "Cloud-First" in Bayern

Cloud-First ist seit einigen Jahren das Standardversprechen, wenn IT-Projekte im Mittelstand besprochen werden. Weniger Hardware, weniger Wartungsaufwand, skalierbar, überall verfügbar. Alles richtig. Und trotzdem kann die Realität nach drei Jahren Cloud-First sehr anders aussehen als das, was im Angebot stand.

Wir haben in den vergangenen zwei Jahren bei drei mittelständischen Unternehmen in Bayern — zwischen 25 und 40 Arbeitsplätzen — die laufenden IT-Kosten detailliert analysiert. Was dabei herausgekommen ist, hat uns in einigen Punkten selbst überrascht.

Was Cloud-First wirklich kostet — Zahlen aus der Praxis

Unternehmen dieser Größe zahlen für eine vollständige Cloud-Infrastruktur mit Microsoft 365 Business Premium, Cloud-Backup, MDM, einem Cloud-basierten Telefoniesystem und einem Helpdesk-Tool in der Regel zwischen 85 und 130 Euro pro Arbeitsplatz und Monat. Bei 30 Arbeitsplätzen sind das 2.550 bis 3.900 Euro im Monat — also 30.600 bis 46.800 Euro im Jahr, rein für laufende Lizenzkosten, ohne Hardware, ohne Beratung.

Das ist kein Vorwurf an Cloud-Anbieter. Diese Zahlen sind transparent, die Leistungen sind real, und bei vielen Unternehmen ist das die richtige Wahl. Aber es ist eine Kostengröße, die in ersten Gesprächen häufig unterschätzt wird.

Zum Vergleich: Dasselbe Unternehmen mit einem lokalen Server, Hyper-V-Virtualisierung, On-Premise Exchange oder einer vergleichbaren Lösung hat typischerweise höhere Initialkosten (Serverhardware 8.000 bis 15.000 Euro, Einrichtung 3.000 bis 6.000 Euro) und niedrigere laufende Kosten — je nach Software-Ausstattung zwischen 30 und 60 Euro pro Arbeitsplatz im Monat.

Wo Cloud-First klare Vorteile hat

Das heißt nicht, dass On-Premise immer günstiger ist. Drei Faktoren sprechen klar für Cloud:

Standortunabhängigkeit. Wer Mitarbeiter im Homeoffice oder häufig auf Dienstreise hat, profitiert von Cloud-Infrastruktur ohne eigene VPN-Konfiguration. Ein Büro in Bayern, Mitarbeiter in München und Hamburg — hier ist Cloud der deutlich einfachere Weg.

Ausfallsicherheit. Ein lokaler Server ohne redundante Stromversorgung, ohne Standby-Hardware und ohne qualifizierte Betreuung ist ein Risiko. Wer die Mittel für eine ordentliche redundante Infrastruktur nicht investieren kann oder will, ist bei einem professionellen Cloud-Anbieter besser aufgehoben.

Skalierbarkeit. Wächst das Unternehmen schnell — neue Mitarbeiter, neue Standorte, Übernahmen — ist Cloud deutlich flexibler. Statt Serverhardware zu kaufen, die dann zwei Jahre für die nächste Expansionsstufe steht, zahlt man nur für das, was man gerade braucht.

Die versteckten Kosten, über die selten geredet wird

Was im Cloud-Gespräch häufig fehlt: die Transitkosten. Wer große Datenmengen aus der Cloud holt — Backups, Videokonferenzen in hoher Qualität, CAD-Daten, große Produktionsdateien — zahlt irgendwann Egress-Gebühren. Nicht bei jedem Anbieter, nicht bei jedem Volumen — aber es ist ein Posten, der in mittelfristigen Kostenrechnungen auftauchen kann.

Dazu kommt: Wenn alle Dienste in der Cloud sind und die Internetleitung ausfällt, steht das Unternehmen still. Lokale Arbeitsplätze ohne Fallback-Konzept sind bei vollständiger Cloud-Abhängigkeit ein echtes Risiko. Wir empfehlen immer eine sekundäre Leitung — entweder als Backup über LTE/5G oder als zweiten DSL-Anschluss bei einem anderen Anbieter.

Was wir in der Praxis empfehlen

Für Unternehmen dieser Größe in Bayern ist eine Hybridlösung oft die sinnvollste Antwort: Kernkommunikation und Kollaboration (E-Mail, Teams, Kalender) in der Cloud, sensible Produktionsdaten und interne Applikationen on-premise oder in einem deutschen Rechenzentrum. Das kombiniert die Vorteile beider Welten, ohne die Nachteile in voller Konsequenz zu tragen.

Wir planen und betreuen beide Ansätze — und sind kein Reseller eines einzigen Anbieters, was uns eine unabhängige Empfehlung ermöglicht. Auf unserer Seite zu IT-Netzwerke & Infrastruktur beschreiben wir unsere Herangehensweise. Wer die Kosten seiner aktuellen IT-Infrastruktur bewerten lassen möchte, kann sich auch direkt an unseren IT-Consulting-Bereich wenden.

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