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Microsoft SharePoint

SharePoint ist Microsofts cloudbasierte Plattform für Dokumentenablage, Teamarbeit und Intranet innerhalb von Microsoft 365. Dateien liegen zentral in strukturierten Bibliotheken statt verstreut auf Netzlaufwerken oder in E-Mail-Anhängen; mehrere Personen bearbeiten dasselbe Dokument gleichzeitig, jede Änderung wird versioniert und Zugriffsrechte lassen sich pro Bibliothek oder Ordner steuern. Hinter jedem Microsoft-Teams-Team steht technisch eine SharePoint-Seite, weshalb beide Dienste eng zusammenspielen.

Nutzen für Unternehmen

SharePoint ist in den meisten M365-Business-Plänen bereits enthalten und macht einen separaten Fileserver samt Wartung, Backup und VPN-Zugang oft überflüssig. Der eigentliche Wert liegt in einer durchdachten Struktur: Klare Bibliotheken und Berechtigungen verhindern Datenchaos, beschleunigen das Auffinden von Dokumenten und stellen sicher, dass sensible Unterlagen nur die richtigen Personen sehen. Eine saubere Erstkonzeption ist dabei entscheidend, damit das System langfristig ordentlich bleibt.

Anwendungsbeispiele

  • check_circleEin Ingenieurbüro ersetzt das gewachsene Netzlaufwerk mit doppelten Dateiversionen durch SharePoint-Bibliotheken mit klarer Projektstruktur und Versionsverlauf – kein Überschreiben von Kollegenständen mehr
  • check_circleEin mittelständischer Betrieb baut ein Firmen-Intranet mit Urlaubsanträgen, Telefonliste und Betriebsanweisungen auf, das jeder Mitarbeiter im Browser erreicht
  • check_circleEine Vertriebsabteilung legt Angebotsvorlagen zentral ab und steuert per Berechtigung, dass nur Vertrieb sie ändern, der Innendienst sie aber lesen darf
  • check_circleEin Unternehmen mit Außendienst greift über das Smartphone auf Datenblätter und Preislisten zu – ohne VPN zum alten Fileserver

location_onRegionaler Bezug

Daten in SharePoint Online liegen in EU-Rechenzentren, was die DSGVO-konforme Ablage erleichtert. HELITS konzipiert SharePoint-Strukturen für Betriebe im Berchtesgadener Land und Traunsteiner Land, migriert bestehende Netzlaufwerke und richtet ein durchdachtes Berechtigungskonzept ein – damit aus der Plattform eine geordnete Ablage statt einer neuen Dateienhalde wird.

smart_toyKI-Relevanz8/10

SharePoint nutzt KI für intelligente Suche, Content-Empfehlungen und Automation

Synonyme

SharePoint OnlineMicrosoft SharePointSP

Weiterführende Quellen

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Wir beraten KMU im Berchtesgadener Land, Traunsteiner Land und im gesamten DACH-Raum.

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Verwandte Begriffe

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Office 365
Microsoft 365 (früher Office 365) ist eine cloudbasierte Produktivitäts-Suite im Abonnement, die Word, Excel, PowerPoint und Outlook mit den Cloud-Diensten Teams, OneDrive und SharePoint kombiniert. Statt einer einmaligen Lizenz zahlen Unternehmen pro Nutzer und Monat (je nach Plan rund 6 bis 22 Euro) und erhalten dafür stets aktuelle Apps, Cloud-Speicher, E-Mail-Hosting über Exchange Online und Geräteübergreifende Zusammenarbeit. Für KMU ist meist der Plan Business Standard oder Business Premium relevant, letzterer mit integrierten Security-Funktionen wie Geräteverwaltung und erweitertem Bedrohungsschutz.
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Microsoft OneDrive
OneDrive ist der persönliche Cloud-Speicher in Microsoft 365, der Dateien eines Nutzers automatisch zwischen PC, Notebook und Smartphone synchronisiert. Jeder M365-Business-Nutzer erhält in der Regel 1 TB Speicher, kann offline arbeiten und einzelne Dateien per Link teilen, statt sie als E-Mail-Anhang zu versenden. Während OneDrive für persönliche und in Arbeit befindliche Dateien gedacht ist, gehören gemeinsam genutzte Teamdokumente nach SharePoint – diese Trennung ist für eine saubere Datenstruktur wichtig.
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Microsoft Teams
Microsoft Teams ist die zentrale Plattform für Chat, Videokonferenzen, Online-Meetings und Dateiaustausch innerhalb von Microsoft 365. Statt interner E-Mails laufen Absprachen in themenbezogenen Kanälen, Besprechungen finden per Video mit Bildschirmfreigabe statt, und geteilte Dateien liegen direkt über die angebundene SharePoint-Ablage bereit. Teams verbindet so Kommunikation und Zusammenarbeit in einer Oberfläche und ist eng mit Outlook, OneDrive und den Office-Apps verzahnt.